1. Identificatie van de dienstverlener

Deze softwaretoepassing en bijhorende diensten worden aangeboden door:

Mymmo - OpenVME BV
Borsbeeksebrug 1
2600 Berchem – België
Ondernemingsnummer: BE 0768.704.313
E-mail: info@openvme.be
Telefoon: (+32) 03 616 09 60

Verder “OpenVME” genoemd.

2. Definities

• OpenVME: de softwaretoepassing en bijbehorende diensten aangeboden door Mymmo BV.
• Backoffice: het beheerdersgedeelte van OpenVME, bedoeld voor professionele gebruikers zoals syndici of erkende beheerders.
• Gebruiker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die toegang heeft tot de backoffice.
• VME: Vereniging van Mede-Eigenaars.

3. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het OpenVME-platform. Door gebruik te maken van de software verklaart de gebruiker zich akkoord met deze voorwaarden.

4. Aansprakelijkheid

OpenVME is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de software, behoudens opzet of zware fout. De aansprakelijkheid is beperkt tot 10% van de jaarlijkse vergoeding.

5. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de software en documentatie blijven eigendom van OpenVME. De gebruiker heeft enkel een beperkt gebruiksrecht.

6. Licentie, toegang en bewaarbeleid

• OpenVME bestaat uit een gratis basisgedeelte en één of meerdere betalende modules, waaronder Boekhouding en Algemene Vergadering.

• Bij afloop of niet-verlenging van een licentie voor een betalende module:

  • Wordt de toegang tot die module onmiddellijk afgesloten.

  • Blijft de toegang tot het gratis gedeelte van het platform behouden.

• De gegevens van de betalende modules worden maximaal één jaar na afloop van de licentie bewaard. Gedurende deze periode kunnen ze opnieuw worden geraadpleegd mits heractivering van de licentie.

• Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens definitief verwijderd, zonder verdere verwittiging.

• Klanten die hun licentie niet wensen te verlengen, dienen zelf vóór de einddatum alle gewenste gegevens te downloaden via de voorziene exportfunctionaliteit in de applicatie.

• OpenVME is niet verantwoordelijk voor het aanleveren of recupereren van gegevens na het verlopen van de licentie.

• Op schriftelijk verzoek via support@openvme.be kunnen de gegevens ook vóór de bewaartermijn verwijderd worden. Deze verwijdering is definitief.

7. Support

• Ondersteuning bij gebruik:
  OpenVME biedt ondersteuning bij functioneel en technisch gebruik van de applicatie, waaronder:

  • Navigatie en gebruik van modules (bv. vergaderbeheer, documenten uploaden, data-export).

  • Problemen bij inloggen of technische fouten.

  • Meldingen van bugs of storingen.

• Contactkanalen:

  • In-app chatfunctie: dit is het primaire en aanbevolen kanaal voor ondersteuning. Gebruikers worden gevraagd om steeds eerst via deze weg contact op te nemen.

  • E-mail: via support@openvme.be wanneer de chat niet beschikbaar is.

  • Telefonisch: via (+32) 03 616 09 60, uitsluitend tijdens kantooruren (ma–vr, 9u–17u).

• Geen inhoudelijke ondersteuning:
  OpenVME verleent geen inhoudelijke of juridische ondersteuning, zoals:

  • Boekhoudkundige of fiscale adviezen.

  • Juridische interpretaties van syndicusverplichtingen of AV-besluiten.

Voor dergelijke vragen kunnen gebruikers terecht bij de experten via het OpenVME Expertencentrum. Afhankelijk van het type expert dat geraadpleegd wordt, kunnen er extra kosten verbonden zijn aan deze dienstverlening, zie daarvoor Support-credits en expertdiensten

• Reactietermijn:
  OpenVME engageert zich om op alle supportvragen, ongeacht het type, binnen één werkdag te reageren.

• Functionele suggesties:
  Gebruikers kunnen steeds suggesties doen of verbeteringen voorstellen via de in-app chat of e-mail. Deze worden zeer gewaardeerd en helpen ons om het platform te verbeteren.
  OpenVME kan echter niet garanderen dat ingediende voorstellen effectief worden geïmplementeerd. Indien een voorstel wordt weerhouden, kan geen vaste termijn voor implementatie worden gegarandeerd.

• Betalende ondersteuning buiten standaard support
  Het beantwoorden van functionele vragen en het oplossen van technische fouten of bugs die verband houden met het gebruik van de applicatie, zijn inbegrepen in de licentie.
  In bepaalde gevallen kan bijkomende ondersteuning vereist zijn die niet onder de standaard support valt. Dit betreft onder andere:

  • Herstellen van gegevens die per ongeluk werden verwijderd of foutief gemanipuleerd door de gebruiker.

  • Onderzoek of rechtzetting van boekhoudkundige fouten die voortvloeien uit foutieve of onvolledige ingaven door de gebruiker.

  • Uitgebreide of projectmatige hulpvragen die buiten het normale gebruik vallen.

In dergelijke gevallen is de bijkomende ondersteuning betalend. OpenVME zal:

• De gebruiker vooraf informeren dat het om betalende ondersteuning gaat.

• Een zo goed mogelijke inschatting van de kost geven vóór de werkzaamheden van start gaan.

• De uitvoering gebeurt pas na akkoord van de klant. Eventuele afwijkingen van de inschatting worden tijdig gemeld indien zich tijdens de uitvoering onvoorziene omstandigheden voordoen.

8. Support-credits en expertdiensten

• Via het OpenVME-platform kunnen VME’s zogeheten support-credits aankopen voor het verkrijgen van inhoudelijk advies en begeleiding door erkende experten.

• Aard en werking van support-credits:

  • Eén support-credit staat gelijk aan 20 minuten advies.

  • Bij het stellen van een vraag via het platform wordt steeds minimaal 1 credit gereserveerd, ook indien de vraag minder tijd in beslag neemt.

  • De VME dient bij het gebruik van expertadvies dus steeds minstens 1 support-credit aan te kopen.

• Prijs van support credits

  • De prijs van de support-credits wordt door de experten zelf bepaald en kan variëren ifv het aantal aangekochte credits. De prijs wordt steeds duidelijk vermeld op het moment van aankoop.

• Meerwerk en bijkomende credits

  • Indien de expert bij het behandelen van een vraag vaststelt dat meer tijd nodig is, zal hij of zij dit melden aan de VME met een duidelijke inschatting van de bijkomende tijdsbesteding.

  • Bij akkoord van de VME over de voorgestelde tijdsbesteding, verbindt de VME zich ertoe om voldoende extra support-credits aan te kopen om het volledige verbruik te dekken.

  • Indien er een openstaand saldo is tussen de bestede tijd en de aangekochte credits, behoudt OpenVME zich het recht voor om de toegang tot het platform (tijdelijk) te blokkeren totdat dit saldo aangezuiverd is.

• Verantwoordelijkheid en uitbetaling

  • Support-credits worden steeds gekocht voor een specifieke expert en zijn niet overdraagbaar naar andere experten of andere gebruikers.

  • Op het moment van aankoop worden de credits onmiddellijk uitbetaald aan de expert.

  • OpenVME fungeert hierbij uitsluitend als faciliterende partij en draagt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud of kwaliteit van de dienstverlening door de expert.

  • De VME erkent uitdrukkelijk dat de experten optreden in de hoedanigheid van adviseur, en dat zij geen eindverantwoordelijkheid dragen voor beslissingen of acties die genomen worden op basis van hun advies.

  • Elke expert is zelf verantwoordelijk voor het naleven van zijn wettelijke verplichtingen, waaronder het afsluiten en behouden van een passende beroepsaansprakelijkheidsverzekering, indien vereist door zijn beroepsactiviteit of statuut.

• Geldigheid en beëindiging samenwerking

  • Aangekochte credits blijven onbeperkt geldig, zolang de samenwerking tussen OpenVME en de betrokken expert actief is.

  • Indien de samenwerking tussen OpenVME en de expert wordt beëindigd, vervalt het recht op gebruik van de overgebleven credits via het platform. De VME dient zich in dat geval rechtstreeks tot de expert te wenden voor verdere afhandeling.

  • OpenVME is in dat geval niet verplicht tot terugbetaling of tussenkomst, aangezien het bedrag van de credits reeds werd doorgestort aan de expert.

9. Facturatie Betalingsvoorwaarden

• Contante betaling:
  Alle licenties en diensten van OpenVME zijn vooraf betaalbaar. De klant dient de betaling volledig uit te voeren voor aanvang van de licentieperiode of levering van de dienst.

• Bestelling en facturatiegegevens:
  Bestellingen gebeuren steeds online via het platform van OpenVME.
  De klant geeft daarbij zijn facturatiegegevens op op het moment van bestelling.
  De klant is verantwoordelijk voor het correct invullen van deze gegevens.

• Facturatieproces:
  Een officiële factuur wordt pas opgemaakt en verzonden nadat de betaling is ontvangen.
  Facturen worden elektronisch bezorgd op het bij de bestelling opgegeven e-mailadres.

• Licentieperiode:
  Licenties worden standaard aangerekend op jaarbasis, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld bij de bestelling.

• BTW:
  Alle vermelde prijzen zijn inclusief 21% BTW, tenzij anders aangegeven.

• Verwerking van betalingen:
  Bij online betaling via het platform wordt de toegang automatisch geactiveerd zodra de betaling succesvol is verwerkt.
  Bij betaling via overschrijving geldt een verwerkingstermijn van enkele werkdagen.

• Geen terugbetaling:
  Eens betaald, zijn bedragen niet terugvorderbaar, behoudens wettelijke verplichtingen of uitdrukkelijke afwijking.
  Niet-gebruik van de software of vroegtijdige stopzetting geeft geen recht op terugbetaling of compensatie.

10. Portefeuillefunctie

• VME’s kunnen ervoor kiezen om hun digitale portefeuille op te laden binnen het OpenVME-platform. Deze portefeuille kan worden gebruikt voor het uitvoeren van kleinere, ad-hoc betalingen, zoals:

  • aankoop van support-credits;

  • verzenden van fysieke post (bv. brieven of uitnodigingen);

  • specifieke verrichtingen via externe diensten (bv. betaalopdrachten of transactiekosten).

• Opladen en facturatie:

  • Het opladen van de portefeuille gebeurt via online betaling of overschrijving.

  • Voor elk opgeladen bedrag wordt onmiddellijk een factuur uitgereikt aan de VME.

• Geldigheid en gebruik:

  • Het saldo in de portefeuille blijft onbeperkt geldig in de tijd, zolang het niet is opgebruikt.

  • Het saldo is niet terugvorderbaar, ook niet:

    • bij stopzetting van het gebruik van het platform;

    • bij afloop of niet-verlenging van de licentie;

    • of bij beëindiging van de overeenkomst.

• Bij onvoldoende saldo in de portefeuille kan OpenVME bepaalde optionele diensten blokkeren tot bijkomend saldo werd opgeladen.

11. Verwerking van persoonsgegevens

OpenVME verwerkt persoonsgegevens in het kader van het gebruik van het platform, zowel voor de werking van de software zelf als in opdracht van haar klanten (VME’s of hun vertegenwoordigers).

• Verwerkersrol van OpenVME

  • Voor alle persoonsgegevens die gebruikers opslaan, beheren of invoeren via het platform (zoals gegevens van mede-eigenaars, bewoners, leveranciers...), treedt OpenVME op als verwerker in de zin van de GDPR.

  • De klant (VME of haar vertegenwoordiger) is de verwerkingsverantwoordelijke en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de wettige verwerking van de gegevens.

  • Deze algemene voorwaarden gelden als een verwerkersovereenkomst, zoals vereist onder artikel 28 van de GDPR.

• Aard en doel van de verwerking

  • Doel: het mogelijk maken van het beheren van een VME via het OpenVME-platform, met inbegrip van communicatie, boekhouding, documentbeheer, vergaderbeheer en andere relevante functionaliteiten.

  • Categorieën van gegevens: identificatiegegevens (naam, e-mail, adres, gsm-nummer), eigendomsinformatie, betalingsgegevens, enz.

  • Categorieën van betrokkenen: mede-eigenaars, bewoners, leveranciers, vertegenwoordigers van de VME.

• Verplichtingen van OpenVME als verwerker
  OpenVME verbindt zich ertoe:

  • Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in opdracht van en volgens instructies van de klant.

  • De gegevens niet aan derden over te dragen, tenzij:

    • vereist door wet of gerechtelijk bevel;

    • noodzakelijk voor de werking van het platform (bv. hostingpartners, mailproviders), in welk geval deze derden gebonden zijn aan passende verwerkerscontracten.

  • Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de persoonsgegevens.

  • Alle medewerkers of onderaannemers die toegang hebben tot de gegevens geheimhoudingsplicht op te leggen.

  • De klant te informeren bij een datalek dat betrekking heeft op zijn gegevens.

  • Op verzoek mee te werken aan audits of controles, voor zover redelijk.

• Bewaring en verwijdering

  • Persoonsgegevens worden bewaard zolang nodig voor de werking van de software en zolang de klant over een actieve licentie beschikt.

  • Na afloop van de licentie wordt verwezen naar artikel 11 (Licentie & Dataretentie) voor de bewaartermijn en verwijderingsprocedure.

• Rechten van betrokkenen

  • De klant is verantwoordelijk voor het behandelen van verzoeken van betrokkenen (bv. inzage, correctie of verwijdering van gegevens).

  • Indien OpenVME rechtstreeks gecontacteerd wordt door een betrokkene, zal zij deze vraag onverwijld doorsturen naar de klant/verwerkingsverantwoordelijke.

12. Eigendom van data

• Alle gegevens die door de klant (de VME of haar vertegenwoordiger) worden ingevoerd, geüpload of op enige wijze verwerkt via het OpenVME-platform, blijven volledig eigendom van de betreffende VME.

• OpenVME verkrijgt geen eigendomsrechten op deze gegevens, en mag deze enkel verwerken voor zover nodig voor:

  • het verlenen van de overeengekomen diensten;

  • het verbeteren van de werking van het platform (anoniem of geaggregeerd);

  • het naleven van wettelijke verplichtingen.

• De VME of haar vertegenwoordiger kan op elk moment, binnen de grenzen van de licentie en de technische mogelijkheden van het platform, gegevens exporteren of downloaden.

• Na beëindiging van de licentie wordt de toegang tot gegevens geregeld zoals bepaald in artikel 6 (Licentie, toegang en bewaarbeleid). OpenVME verwijdert de gegevens na de bewaartermijn of op expliciet verzoek van de klant.

• OpenVME en de bij het platform aangesloten experten zullen de gegevens van de VME uitsluitend raadplegen in het kader van hun dienstverlening, en enkel op verzoek van of met toestemming van de klant.

• OpenVME zal nooit data verkopen, verhuren of delen met derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de klant, behoudens wettelijke verplichtingen of verwerking via zorgvuldig geselecteerde onderaannemers onder verwerkersovereenkomst.16. Beëindiging & verlenging van licenties

13. Beëindiging verlenging van licenties

• Licenties voor betalende modules van OpenVME lopen voor de gekozen periode, doorgaans één jaar, tenzij anders overeengekomen of vermeld bij de bestelling.

• Voor het verstrijken van de licentieperiode ontvangt de klant een betalingsuitnodiging met de mogelijkheid om de licentie te verlengen voor een nieuwe periode.

• Indien de klant de betaling niet uitvoert vóór de vervaldatum, wordt de licentie automatisch stopgezet op die datum, zonder verdere verwittiging. De toegang tot het betreffende onderdeel wordt dan afgesloten.

• Het is niet nodig om expliciet op te zeggen. De licentie loopt automatisch af bij niet-betaling.

• Na beëindiging van de licentie blijft de klant toegang behouden tot het gratis gedeelte van het platform. De toegang tot de gegevens in de betalende modules blijft gedurende één jaar technisch mogelijk (zie artikel 7 Licentie, toegang en bewaarbeleid), maar enkel na heractivering via betaling.

14. Misbruik, schorsing en beëindiging

• Het is niet toegestaan om via OpenVME content te uploaden, versturen of verspreiden die:

  • strijdig is met de wet (bv. laster, haatzaaiing, racisme, kinderpornografie, hackertools, enz.);

  • inbreuk maakt op de rechten van derden (zoals privacyrechten, auteursrechten of merkrechten);

  • virussen, malware of andere schadelijke software bevat;

  • misleidend, beledigend, bedreigend of discriminerend is.

• OpenVME behoudt zich het recht voor om de toegang van een gebruiker tijdelijk of permanent te schorsen of de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen:

  • bij overtreding van deze algemene voorwaarden;

  • bij misbruik van het platform of het gebruik ervan voor doeleinden die strijdig zijn met de geest van het product;

  • wanneer een klant zich opzettelijk schuldig maakt aan gedrag dat de reputatie van OpenVME ernstig schaadt, online of offline;

  • indien de klant herhaaldelijk en aantoonbaar hinder veroorzaakt aan andere gebruikers of het supportteam.

• In geval van beëindiging wegens misbruik is de klant geen terugbetaling verschuldigd, en behoudt OpenVME zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen indien nodig..

15. Back-ups, continuïteit en beschikbaarheid

• Uptime-garantie:
  OpenVME streeft naar een maximale beschikbaarheid van het platform en biedt een uptime-garantie van 99,9% op jaarbasis, met uitzondering van vooraf aangekondigd onderhoud, overmacht of storingen buiten de wil van OpenVME om (zoals problemen bij hostingproviders of netwerkinfrastructuur).

• Back-ups en gegevensbewaring:

  • OpenVME maakt dagelijks back-ups van de volledige platformomgeving ten behoeve van algemene systeemveiligheid en continuïteit van de dienstverlening.

  • Deze back-ups zijn echter niet bedoeld als middel om klantengegevens te recupereren die door de klant zelf werden verwijderd via de applicatie (bv. bestanden, transacties, of gebruikersdata).

• Verlies door eigen toedoen:
  Gegevens die door een gebruiker of klant bewust of per ongeluk permanent verwijderd zijn via het platform, kunnen niet door OpenVME worden hersteld. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om voor eigen kopieën of exports te zorgen indien nodig.

• Continuïteit:
  OpenVME treft redelijke maatregelen om de continuïteit van haar dienstverlening te waarborgen. Bij langdurige onderbreking (> 24u) zal hierover communicatie volgen via e-mail of het platform zelf.

16. Slotbepalingen

• Toepasselijk recht:
  Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

• Bevoegde rechtbank:
  In geval van betwisting zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.

• Wijzigingen aan de voorwaarden:
  OpenVME behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Bij inhoudelijke wijzigingen zal de klant hiervan per e-mail of via het platform op de hoogte worden gebracht. Het verder gebruik van het platform na wijziging geldt als aanvaarding van de nieuwe voorwaarden.

• Ongeldigheid van bepalingen:
  Indien een of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig worden verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De betrokken bepaling wordt in dat geval vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

• Volledigheid:
  Deze algemene voorwaarden vormen samen met eventuele specifieke overeenkomsten de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het gebruik van het OpenVME-platform, en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken hierover.