1. Identification du prestataire de services

Cette application logicielle et les services associés sont proposés par

Mymmo - OpenACP BV
Borsbeeksebrug 1
2600 Berchem – Belgique
Numéro d'entreprise : BE 0768.704.313
E-mail : info@openacp.be
Téléphone : (+32) 03 616 09 60

Appelé également “OpenACP”.

2. Définitions

• OpenACP: l'application logicielle et les services associés proposés par Mymmo BV.
• Back office: la partie administrateur d'OpenACP, destinée aux utilisateurs professionnels tels que les syndics ou les administrateurs reconnus.
• Utilisateur: la personne physique ou morale qui a accès au back office.
• ACP: Association des Co-Propriétaires.

3. Applicabilité

Les présentes conditions générales s'appliquent à toute utilisation de la plateforme OpenACP. En utilisant le logiciel, l'utilisateur accepte les présentes conditions générales.

4. Responsabilité

OpenACP n'est pas responsable des dommages résultant de l'utilisation du logiciel, sauf en cas d'intention ou de négligence grave. La responsabilité est limitée à 10% de la cotisation annuelle.

5. Intellectuel

Tous les droits sur le logiciel et la documentation restent la propriété d'OpenACP. L'utilisateur ne dispose que d'un droit d'utilisation limité.

6. Politiques de licence, d'accès et de rétention

• OpenACP se compose d'une partie de base gratuite et d'un ou plusieurs modules payants, dont la comptabilité et l'assemblée générale.

• À l'expiration ou au non-renouvellement d'un module sous licence moyennant des frais :

  • L'accès à ce module est immédiatement fermé.

  • L'accès à la partie gratuite de la plateforme sera conservé.

• Les données des modules payants seront conservées pendant une durée maximale d'un an après la fin de la licence. Pendant cette période, ils peuvent être consultés à nouveau sous réserve de réactivation de la licence.

• Après l'expiration de ce délai, les données seront définitivement supprimées, sans autre préavis.

• Les clients qui ne souhaitent pas renouveler leur licence doivent télécharger toutes les données souhaitées avant la date de fin via la fonctionnalité d'exportation fournie dans l'application.

• OpenACP n'est pas responsable de la livraison ou de la récupération des données après l'expiration de la licence.

• Sur demande écrite via support@OpenACP.be, les données peuvent également être supprimées avant la période de conservation. Cette suppression est permanente.

7. Soutien

• Support à l'utilisation :
  OpenACP propose un support pour l'utilisation fonctionnelle et technique de l'application, notamment :

  • Navigation et utilisation des modules (par exemple, gestion de réunions, téléchargement de documents, exportation de données).

  • Problèmes de connexion ou erreurs techniques.

  • Rapports de bugs ou de dysfonctionnements.

• Canaux de contact :

  • Fonctionnalité de chat dans l'application : il s'agit du canal principal et recommandé pour l'assistance. Les utilisateurs sont priés de toujours nous contacter en premier par cette voie.

  • E-mail : via support@openacp.be lorsque le chat n'est pas disponible.

  • Par téléphone : via le (+32) 03 616 09 60, uniquement pendant les heures de bureau (du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h).

• Pas de support technique :
  OpenACP ne fournit pas de support substantiel ou juridique, tel que :

  • Conseil comptable ou fiscal.

  • Interprétations juridiques des obligations du syndic ou des décisions de l'assemblée générale.

Pour de telles questions, les utilisateurs peuvent contacter les experts via le centre d'experts OpenACP. Selon le type d'expert consulté, il peut y avoir des frais supplémentaires associés à ce service, voir Crédits d'assistance et services d'experts

• Temps de réponse :
  OpenACP s'engage à répondre à toutes les questions d'assistance, quel qu'en soit le type, dans un délai d'un jour ouvrable.

• Suggestions fonctionnelles :
  les utilisateurs peuvent toujours faire des suggestions ou suggérer des améliorations via le chat intégré à l'application ou par e-mail. Ceux-ci sont très appréciés et nous aident à améliorer la plateforme.
  Cependant, OpenACP ne peut garantir que les propositions soumises seront effectivement mises en œuvre. Si une proposition est sélectionnée, aucun délai fixe pour la mise en œuvre ne peut être garanti.

• La
  réponse aux questions fonctionnelles et la résolution d'erreurs techniques ou de bugs liés à l'utilisation de l'application sont incluses dans la licence.
  Dans certains cas, une assistance supplémentaire qui n'est pas couverte par l'assistance standard peut être nécessaire. Cela comprend :

  • Récupérez les données qui ont été accidentellement supprimées ou mal manipulées par l'utilisateur.

  • Investigation ou correction d'erreurs comptables résultant d'écritures erronées ou incomplètes par l'utilisateur.

  • Demandes d'aide étendues ou basées sur des projets qui ne relèvent pas de l'utilisation normale.

Dans ce cas, l'assistance supplémentaire est payante. OpenACP va :

• Informez l'utilisateur à l'avance qu'il s'agit d'un support payant.

• Donner la meilleure estimation possible du coût avant le début des travaux.

• L'exécution n'a lieu qu'après l'accord du client. Tout écart par rapport au devis sera signalé en temps opportun si des circonstances imprévues surviennent pendant la mise en œuvre.

8. Crédits d'assistance et services d'experts

• Grâce à la plateforme OpenACP, les ACP peuvent acheter ce que l'on appelle des crédits de support pour obtenir des conseils et des orientations substantiels d'experts reconnus.

• Nature et fonctionnement des crédits d'appui :

  • Un crédit d'assistance équivaut à 20 minutes de conseil.

  • Lorsque vous posez une question via la plateforme, au moins 1 crédit est toujours réservé, même si la question prend moins de temps.

  • L'ACP doit donc toujours acheter au moins 1 crédit de soutien lorsqu'il fait appel à des conseils d'experts.

• Prix des crédits de support

  • Le prix des crédits d'assistance est déterminé par les experts eux-mêmes et peut varier en fonction du nombre de crédits achetés. Le prix est toujours clairement indiqué au moment de l'achat.

• Travail supplémentaire et crédits supplémentaires

  • Si, lors du traitement d'une question, l'expert détermine qu'il a besoin de plus de temps, il le signalera à l'ACP avec une estimation claire du temps supplémentaire consacré.

  • Si l'ACP est d'accord sur l'engagement de temps proposé, l'ACP s'engage à acheter suffisamment de crédits de soutien supplémentaires pour couvrir l'intégralité de la consommation.

  • En cas d'encours entre le temps passé et les crédits achetés, OpenACP se réserve le droit de bloquer (temporairement) l'accès à la plateforme jusqu'à ce que ce solde ait été réglé.

• Responsabilité et paiement

  • Les crédits d'assistance sont toujours achetés pour un expert spécifique et ne sont pas transférables à d'autres experts ou à d'autres utilisateurs.

  • Au moment de l'achat, les crédits sont immédiatement versés à l'expert.

  • OpenACP agit exclusivement en tant que partie facilitatrice et n'assume aucune responsabilité quant au contenu ou à la qualité des services fournis par l'expert.

  • L'ACP reconnaît explicitement que les experts agissent en qualité de conseiller et qu'ils n'assument pas la responsabilité ultime des décisions ou des actions prises sur la base de leurs conseils.

  • Chaque expert est responsable du respect de ses obligations légales, notamment de la souscription et du maintien d'une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée, si son activité ou son statut professionnel l'exige.

• Validité et fin de la coopération

  • Les crédits achetés restent valables indéfiniment, tant que la collaboration entre OpenACP et l'expert impliqué est active.

  • Si la collaboration entre OpenACP et l'expert est résiliée, le droit d'utiliser les crédits restants via la plateforme expire. Dans ce cas, l'ACP doit s'adresser directement à l'expert pour la suite du traitement.

  • Dans ce cas, OpenACP n'est pas tenu de rembourser ou d'intervenir, car le montant des crédits a déjà été transféré à l'expert.

9. Facturation et conditions de paiement

• Paiement en espèces :
  Toutes les licences et tous les services d'OpenACP sont payables à l'avance. Le client doit effectuer le paiement intégral avant le début de la période de licence ou de la fourniture du service.

• Données de commande et de facturation :
  Les commandes sont toujours passées en ligne via la plateforme OpenACP.
  Le client renseigne ses coordonnées de facturation au moment de la commande.
  Il est de la responsabilité du client de remplir correctement ces informations.

• Processus de facturation :
  Une facture officielle n'est émise et envoyée qu'après réception du paiement.
  Les factures sont livrées par voie électronique à l'adresse e-mail renseignée lors de la commande.

• Période de licence :
  Les licences sont facturées par défaut sur une base annuelle, sauf indication contraire expresse au moment de la commande.

• TVA:
  Tous les prix incluent la TVA de 21%, sauf indication contraire.

• Traitement des paiements :
  Dans le cas d'un paiement en ligne via la plateforme, l'accès est automatiquement activé une fois que le paiement a été traité avec succès.
  En cas de paiement par virement bancaire, un délai de traitement de quelques jours ouvrables s'applique.

• Aucun remboursement :
  Une fois payés, les montants ne sont pas remboursables, sauf en cas d'obligations légales ou de dérogations expresses.
  La non-utilisation du logiciel ou la résiliation anticipée ne vous donne pas droit à un remboursement ou à une indemnisation.

10. Fonction de portefeuille

• Les ACP peuvent choisir de télécharger leur portfolio numérique au sein de la plateforme OpenACP. Ce portefeuille peut être utilisé pour effectuer des paiements ponctuels plus petits, tels que :

  • l'achat de crédits de soutien ;

  • l'envoi de courrier physique (par exemple, des lettres ou des invitations) ;

  • Des transactions spécifiques par le biais de services externes (par exemple, des ordres de paiement ou des frais de transaction).

• Recharge et facturation :

  • Le portefeuille se recharge par paiement en ligne ou virement bancaire.

  • Pour chaque montant facturé, une facture est immédiatement émise à l'ACP.

• Validité et utilisation :

  • Le solde du porte-monnaie reste valable indéfiniment, tant qu'il n'est pas épuisé.

  • Le solde n'est pas remboursable, et non :

    • lors de l'arrêt de l'utilisation de la plateforme ;

    • à l'expiration ou au non-renouvellement de la licence;

    • ou à la résiliation du contrat.

• S'il n'y a pas suffisamment de solde dans le portefeuille, OpenACP peut bloquer certains services optionnels jusqu'à ce qu'un solde supplémentaire ait été facturé.

11. Traitement des données à caractère personnel

OpenACP traite des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de la plateforme, tant pour l'exploitation du logiciel lui-même que pour le compte de ses clients (ACP ou leurs représentants).

• Rôle du processeur d'OpenACP

  • Pour toutes les données personnelles que les utilisateurs stockent, gèrent ou saisissent via la plateforme (telles que les données des copropriétaires, résidents, fournisseurs...), OpenACP agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD.

  • Le client (ACP ou son représentant) est le responsable du traitement et assume la responsabilité ultime du traitement licite des données.

  • Les présentes conditions générales s'appliquent en tant qu'accord de traitement des données, comme l'exige l'article 28 du RGPD.

• Nature et finalité du traitement

  • Objectif : Permettre la gestion d'un ACP par le biais de la plateforme OpenACP, y compris la communication, la comptabilité, la gestion de documents, la gestion de réunions et d'autres fonctionnalités pertinentes.

  • Catégories de données : données d'identification (nom, e-mail, adresse, numéro de téléphone portable), informations sur le bien, données de paiement, etc.

  • Catégories d'intervenants : copropriétaires, résidents, fournisseurs, représentants de l'ACP.

• Obligations d'OpenACP en tant que sous-traitant
  OpenACP s'engage à :

  • Traiter les données personnelles uniquement pour le compte et selon les instructions du client.

  • Ne pas transférer les données à des tiers, sauf si :

    • exigé par la loi ou une ordonnance du tribunal;

    • nécessaires au fonctionnement de la plateforme (par exemple, les partenaires d'hébergement, les fournisseurs de messagerie), auquel cas ces tiers sont liés par des contrats de traitement appropriés.

  • Prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données personnelles.

  • Imposer un devoir de confidentialité à tous les employés ou sous-traitants qui ont accès aux données.

  • Informer le client en cas de violation de données affectant ses données.

  • Coopérer avec des audits ou des contrôles sur demande, dans la mesure du raisonnable.

• Conservation et élimination

  • Les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire au fonctionnement du logiciel et aussi longtemps que le client dispose d'une licence active.

  • Après l'expiration de la licence, il est fait référence à l'article 11 (Licence et conservation des données) pour la période de conservation et la procédure de suppression.

• Droits des personnes concernées

  • Le client est responsable du traitement des demandes des personnes concernées (par exemple, accès, rectification ou suppression des données).

  • Si OpenACP est contacté directement par une personne concernée, celle-ci transmettra immédiatement cette question au client/responsable du traitement.

12. Propriété des données

• Toutes les données saisies, téléchargées ou traitées de quelque manière que ce soit par le client (l'ACP ou son représentant) via la plateforme OpenACP restent la propriété pleine et entière de l'ACP concerné.

• OpenACP n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données, et ne peut les traiter que dans la mesure nécessaire pour :

  • la fourniture des services convenus ;

  • l'amélioration du fonctionnement de la plateforme (de manière anonyme ou agrégée) ;

  • le respect des obligations légales.

• L'ACO ou son représentant peut exporter ou télécharger des données à tout moment, dans la limite de la licence et des possibilités techniques de la plateforme.

• Après la résiliation de la licence, l'accès aux données sera régi comme prévu à l'article 6 (Politiques de licence, d'accès et de rétention). OpenACP supprime les données après la période de conservation ou à la demande explicite du client.

• OpenACP et les experts affiliés à la plateforme ne consulteront les données de l'ACP que dans le cadre de leurs services, et uniquement à la demande ou avec le consentement du client.

• OpenACP ne vendra pas, ne louera pas ou ne partagera jamais de données avec des tiers sans le consentement explicite du client, à l'exception d'obligations légales ou de traitement par l'intermédiaire de sous-traitants soigneusement sélectionnés dans le cadre d'un accord de traitement.16. Résiliation et renouvellement des licences

13. Résiliation et renouvellement des licences

• Les licences pour les modules payants OpenACP sont valables pour la période choisie, généralement un an, sauf accord contraire ou indication contraire au moment de la commande.

• Avant l'expiration de la période de licence, le client recevra une invitation de paiement avec la possibilité de renouveler la licence pour une nouvelle période.

• Si le client n'effectue pas le paiement avant la date d'expiration, la licence sera automatiquement résiliée à cette date, sans autre préavis. L'accès à la partie concernée est alors fermé.

• Il n'est pas nécessaire de donner un avis explicite. La licence expire automatiquement en cas de non-paiement.

• Après la résiliation de la licence, le client continuera à avoir accès à la partie gratuite de la plateforme. L'accès aux données dans les modules payants reste techniquement possible pendant un an (voir l'article 6 Politiques de licence, d'accès et de rétention), mais seulement après réactivation par paiement.

14. Abus, suspension et résiliation

• Il est interdit de télécharger, d'envoyer ou de distribuer via OpenACP du contenu qui :

  • est contraire à la loi (par exemple, diffamation, discours de haine, racisme, pornographie enfantine, outils de piratage, etc.) ;

  • enfreint les droits de tiers (tels que les droits à la vie privée, les droits d'auteur ou les droits de marque) ;

  • contient des virus, des logiciels malveillants ou d'autres logiciels malveillants ;

  • est trompeuse, abusive, menaçante ou discriminatoire.

• OpenACP se réserve le droit de suspendre temporairement ou définitivement l'accès d'un utilisateur ou de résilier le contrat avec effet immédiat :

  • en cas de violation des présentes conditions générales ;

  • en cas d'utilisation abusive de la Plateforme ou de son utilisation à des fins contraires à l'esprit du Produit ;

  • lorsqu'un client adopte intentionnellement un comportement qui porte gravement atteinte à la réputation d'OpenACP, en ligne ou hors ligne ;

  • si le client cause de manière répétée et manifeste des nuisances à d'autres utilisateurs ou à l'équipe d'assistance.

• En cas de résiliation pour cause d'abus, le client n'est pas redevable d'un remboursement, et OpenACP se réserve le droit d'engager une action en justice le cas échéant.

15. Sauvegardes, continuité et disponibilité

• Garantie de disponibilité :
  OpenACP s'efforce d'obtenir une disponibilité maximale de la plate-forme et offre une garantie de disponibilité annuelle de 99,9 %, à l'exclusion de la maintenance annoncée à l'avance, des cas de force majeure ou des pannes indépendantes de la volonté d'OpenACP (telles que des problèmes avec les fournisseurs d'hébergement ou l'infrastructure réseau).

• Sauvegardes et conservation des données :

  • OpenACP effectue des sauvegardes quotidiennes de l'ensemble de l'environnement de la plate-forme à des fins de sécurité générale du système et de continuité de service.

  • Cependant, ces sauvegardes ne sont pas destinées à permettre de récupérer des données client qui ont été supprimées par le client lui-même via l'application (par exemple, des fichiers, des transactions ou des données utilisateur).

• Perte auto-infligée :
  Les données qui ont été définitivement supprimées par un utilisateur ou un client via la plateforme, intentionnellement ou accidentellement, ne peuvent pas être récupérées par OpenACP. Il est de la responsabilité du client de fournir ses propres copies ou exportations si nécessaire.

• Continuité :
  OpenACE prend des mesures raisonnables pour assurer la continuité de ses services. En cas d'interruption prolongée (> 24 heures), la communication suivra par e-mail ou par la plateforme elle-même.

16. Dispositions finales

• Droit applicable :
  Les présentes conditions générales sont exclusivement régies par le droit belge.

• Tribunal compétent :
  En cas de litige, seuls les tribunaux de l'arrondissement d'Anvers, division d'Anvers sont compétents.

• Modifications des conditions générales :
  OpenACP se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. En cas de modification du contenu, le client en sera informé par e-mail ou via la plateforme. La poursuite de l'utilisation de la plateforme après le changement constitue l'acceptation des nouvelles conditions générales.

• Nullité des dispositions :
  Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont déclarées invalides en tout ou en partie, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur. Dans ce cas, la disposition en question est remplacée par une disposition valide qui se rapproche le plus possible de l'objectif initial.

• Exhaustivité :
  Les présentes conditions générales, ainsi que tout accord spécifique, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties en ce qui concerne l'utilisation de la plateforme OpenACP, et remplacent tout accord oral ou écrit antérieur à ce sujet.